ヤドリギ

遺書代わりのメモ

「会議では必ず全員が発言しなければならない」って誰が言い始めたの?

うちの会社では会議において「発言しない人を責めてはいけない」「必ず発言しないといけないという考えを捨てろ」という決まりを設けています。

そのせいかはわかりませんが、うちの会議の生産性は高いほうです。「あー会議だ、嫌だなぁ…」と思いながら参加する社員はほとんどいません。中途入社の社員にも評判がいいようです。

「あなただけ何も言ってないけど」「ファッ!?」

この決まりを作るきっかけとなったのは、社内のとある会議に出席した時、まとめ役の社員が「〇〇さん、もうみんな意見を言ってるけどあなたはまだ何も言ってないね。どうしたの?」といった感じで発言を促すのを見た時でした。

最初私はその発言の意図がわからず「なんでそんなこと聞くの?」と質問をしました。しかし明確な回答は得られず、会議の後に「会議では全員が発言することがルール」という考えからの発言だったと教えてもらいました。

私は従業員経験がほとんどないので知らなかったのですが、「全員が発言する会議が良い会議」という認識を持っている人は少なくないそうですね。ビジネス書に書かれているのはなんとなく知っていたのですが、まさか身近に実践している人がいるとは思わず、目の当たりにした時は驚きました。

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大事なのは発言ではなく決定事項の実行

私は、会議において必ずしも全員が発言する必要はないと考えています。

大事なのは、会議で決まったことをどれだけスピードを持って実行できるか。というか、それ以外に大事なことはないんじゃないでしょうか。

時には人選ミスで何も関係ない人が座っていることもあります。その人達に発言を求めたところで的はずれな意見が出たり、話が脱線したりするでしょう。

なので、会議ではずっと黙っている人がいても問題ないのです。「俺関係なくね?」な人は会議を聞き流しつつ他の仕事でもすればいいんじゃないでしょうか。

会議で解決できることを黙って放置するのはNG

ただ、例えば「こんな期間でできるわけねーだろ」なスケジュールを提示された時に何も言わず、決定後に文句を言うのはNGです。「俺会議の時点でこのスケジュール駄目だって知ってたんだよ」なことをドヤ顔で言っている社員がいたら、ウチだと減給対象になるでしょう。

必ず発言はしなくていい、しなくてもいいですが、発言しない場合は決定事項に責任を持たなければなりません。これは日本以外の国のほとんどで適用されるルールなので、海外の人と仕事をするときに気をつけましょう。

社内にある会議のルールを見直そう

「会議では必ず1人1回は発言すること」というルールは会社のためではなく、会議の主催者のためにあるルールです。会社としては会議で重要な決定がなされて、それが実行されて利益につながれば何の文句もないわけです。

ただ、会議の主催者としては全員の意見を吸い上げた、という事実があると助かるんでしょうね。会議で決めたことが失敗につながった時に「全員から意見を聞いた上で合意をとって進めたのですが…」と言い訳の材料に使えるので。あと、何も喋らないとちゃんと参加してくれていないんじゃないかとイラッとするのかもしれません。

とにかく、会議は発言の場ではなく、決定の場です。それを忘れないようにしましょう。もしあなたの会社に「1人1回発言ルール」なんてバカげたルールがあったら、すぐ撤廃することをおすすめします。